Unternehmen mit mehreren Tochtergesellschaften haben in der Regel mit Problemen zu kämpfen, die die Datenstruktur und den Informationsfluss zwischen Abteilungen und einzelnen Nutzern betreffen.
Standardmäßig verwalten Unternehmen in Dynamics 365 Business Central (und früher auch in Microsoft Dynamics NAV) ihre Daten eigenständig. Dies führt zu Dateninkonsistenzen, wenn keine App oder Erweiterungzur Datensynchronisation verwendet wird. Die mangelnde Datenkonsistenz hat in vielen Tätigkeitsbereichen Konsequenzen. Das Fehlen von Standards im Bereich des Datenmanagements macht es unmöglich, die Leistung der Tochtergesellschaften zu überwachen und eine einheitliche Preis- und Vertriebspolitik zu implementieren, und trägt auch zu einer Verringerung der Effizienz von Prozessen bei.
Master Data Management System ist ein Tool, das für multinationale Unternehmen entwickelt wurde, die Dynamics 365 Business Central System (Dynamics NAV) verwenden. Früher oder später stehen solche Organisationen vor der Herausforderung, die Datenkonsistenz in allen Abteilungen sicherzustellen. Aus der Perspektive der Unternehmensgruppe ist es die beste Lösung, die fehlende Kohärenz auf der Stufe der lokalen Unternehmen zu beseitigen, indem die Kategorien kritischer Daten (z. B. Lagerbestände) standardisiert werden. Master Data Management System erweitert das System um eine Reihe neuer Funktionalitäten und wird so den immer höheren Anforderungen und Bedürfnissen der Benutzer während der digitalen Transformation des Geschäfts gerecht.
Als Erweiterung von Microsoft Dynamics 365 Business Central (ehemals Dynamics NAV), ermöglicht Master Data Management System den Benutzern, Datensätze innerhalb der Hauptgesellschaft (d. h. der zentralen Gesellschaft in der Gruppe) zu konfigurieren und sie an lokale Tochtergesellschaften (Empfänger) zu replizieren, die Business Central verwenden, um die Datenkonsistenz innerhalb der Unternehmensgruppe sicherzustellen.
Der Benutzer kann eine beliebige Anzahl von Empfängern, d. h. Zielgesellschaften, einrichten, an welche Daten repliziert werden. Diese Daten können geordnet werden, um eine Struktur basierend auf dem Konzept von Datensätzen zu bilden.
Die gebildeten Datensätze werden auf Replikation für einen ausgewählten Empfänger mit Hilfe des Replikationsverzeichnisses vorbereitet. Das Verfahren wird als vollständige oder inkrementelle Replikation durchgeführt. Bei der inkrementellen Replikation werden nur die Daten exportiert, die bei der letzten Replikation geändert wurden.
Master Data Management System ist besonders nützlich, wenn das Unternehmen plant, bestimmte Datensätze in Dynamics 365 Business Central (z. B. Bestandsdateien, Produktionsstücklisten, Lieferantendateien) innerhalb eines Hauptunternehmens (Zentrale) zu erstellen und zu verwalten und diese dann mit Niederlassungen/Tochtergesellschaften ( Empfänger) zu synchronisieren.
Das Modul verwendet Dateien, die in gemeinsamen Ordnern gespeichert sind, als Datentransportschicht.
Im Master Data Management System findet der Datenaustausch immer von der Zentrale an die Empfänger statt. Die Zentrale ist das Hauptunternehmen, welches globale Daten speichert. Die Empfänger sind die Firmen, an welche die Daten gesendet werden.
Je nach Art der Installation in Dynamics 365 Business Central (ehemalig Dynamics NAV) erfolgt der Datenaustausch innerhalb einer Datenbank/Tenantoder auch zwischen Datenbanken/Tenants, die sich auf mehreren SQL-Servern befinden. Möglich sind auch Lösungen, die andere ERP-Systeme wie SAP, Oracle und andere umfassen.
Ein Beispiel für die Datensynchronisierung mit dem Master Data Management System in einer Organisation, die eine Datenbank/einen Tenant von Dynamics 365 Business Central (Dynamics NAV) verwendet.
Ein Beispiel für die Datensynchronisation mit dem Master Data Management System in einer Organisation, die mehrere Datenbanken auf dem SQL-Server verwendet.
Ein Beispiel für die Datensynchronisation mit dem Master Data Management System mit Datenbanken, bei dem die Datenbanken von Dynamics 365 Business Central (Dynamics NAV) auf Servern in verschiedenen Rechenzentren synchronisiert werden (in der Regel aufgrund unzureichender Bandbreite).. Die übergeordnete Voraussetzung bezüglich der Architektur der Lösung von Master Data Management System ist, dass einige Niederlassungen ihre eigenen Installationen von Dynamics 365 Business Central verwenden, die sich auf verschiedenen Servern befinden.
Eine andere Variante der Installation des Master Data Management Systems findet bei Niederlassungen mit standardisierten Stammdaten Anwendung. Die Stammdaten können jedoch je nach Region, in der die Niederlassung tätig ist, abweichen. In solchen Fällen wird zwischen der Zentrale und allen Empfängern eine Ebene definiert. Regionale Firmen sind Abnehmer der Zentrale, während sie gleichzeitig selbst für ihre eigenen Niederlassungen die Rolle der Zentrale einnehmen. Das obige Diagramm zeigt einen Überblick über die Regionalisierung in einer On-Premises-Umgebung. Dieser Ansatz kann jedoch auch im Fall des SaaS-Modells angewandt werden - eine oder mehrere Produktionsumgebungen sollten verwendet werden, um "Proxys", d. h. regionale Unternehmen, zu verwalten.
Bei der SaaS-Version ist das Management separater Länder in verschiedenen Datenbanken aufgrund des Standorts des Unternehmens/der Niederlassung nicht mehr notwendig.Ebenso kann auf die Verwaltung in separaten Rechenzentren aufgrund der Bandbreite verzichtet werden. Daher empfiehlt sich, für diese Art von Organisationen unterschiedliche Produktionsumgebungen im Rahmen desselben Tenants zu erstellen (eine Produktionsumgebung für jedes Land). Dieser Ansatz erleichtert die Architektur (wir empfehlen Ihnen, sich das Video anzusehen, um mehr über die Einsatzmöglichkeiten des Modells SaaS Dynamics 365 Business Central in multinationalen Organisationen zu erfahren). Master Data Management System unterstützt die Datensynchronisierung in allen Firmen. Wenn Sie sich entscheiden, verschiedene Unternehmen auf verschiedenen Tenants zu halten, ist natürlich auch eine Datensynchronisation möglich.
Ein Beispiel für die Datensynchronisation mit dem Master Data Management System in einer Organisation, in der Niederlassungen das System Dynamics 365 Business Central (Dynamics NAV) verwenden und ein anderes ERP-System wie SAP oder Oracle das Konzernsystem ist. In einem solchen Fall kann das SAP-System die Datenquelle für die Zentrale sein (wie im Diagramm dargestellt), aber auch andere Szenarien sind möglich. In einem solchen Szenario ist das Master Data Management System eine Datenquelle sowohl für das SAP-System als auch für Dynamics 365 Business Central sein kann. Bei einem anderen Szenario können Daten direkt von SAP an den Empfänger gesendet werden, und einige typische Daten von Dynamics 365 Business Central werden weiterhin in der Zentrale bedient. Im letzteren Fall ist es aufgrund der Unterschiede in der Datenstruktur zwischen SAP und Dynamics 365 Business Central erforderlich, eine Zentrale für Dynamics 365 Business Central zu errichten. Das Management von Daten wie Buchhaltungsgruppen, Dimensionen und Kontenpläne sollte daher innerhalb der Zentrale erfolgen. Die Integration mit SAP ist nicht als Standardfunktionalität des Master Data Management Systems verfügbar.
In Master Data Management System, data exchange is always performed from the Master Company to Receiver Companies. A Master Company is a company where all data considered global is stored. Receiver Companies are the companies to which data is sent.
Depending on the type of Dynamics 365 Business Central (Dynamics NAV) installation in the organization, data exchange is managed within one database/tenant, or within multiple databases/tenants, or within databases located at multiple SQL servers or in the scenarios using corporate ERP systems such as SAP, Oracle, etc.
An example of data synchronization using Master Data Management System in an organization with a single Dynamics 365 Business Central (Dynamics NAV) database/tenant.
An example of data synchronization using Master Data Management System in an organization with multiple databases on the SQL server.
An example of data synchronization using Master Data Management System, during which Dynamics 365 Business Central (Dynamics NAV) data bases are synchronized on servers located in different data centers (usually because of insufficient bandwidth). The primary assumption of the Master Data Management System architecture is that some of the subsidiaries in the organization use their own Dynamics 365 Business Central installations deployed on different servers.
The other variant of the Master Data Management System installation is an organization with subsidiaries with uniform master data. However, this data can be different depending on the region in which a subsidiary operates. In such cases, a layer is created between the main Master Company and all the Receivers. Regional companies become Receivers for the main Master Company in the group, but at the same time they are Master Companies for the subsidiaries in their respective regions. The above diagram represents the overview of such regionalization in the on-premises environment. However, this approach can also be applied to SaaS - one or more production environments have to be used to maintain the “proxy”, regional companies.
With the SaaS version, it is no longer needed to keep separate countries in different databases because of the location of a company/subsidiary, or to keep them on separate data centers because of the bandwidth. Therefore, it is recommended for such organization to simply create different production environments within the same tenant (one production environment for each country). This approach simplifies the architecture (please watch this video if you would like to learn more about using Dynamics 365 Business Central SaaS in a multinational organization). Master Data Management System can be used to synchronize data across the companies. Obviously, if you decide to keep different companies on different tenants, data synchronization will be also possible.
An example of data synchronization using Master Data Management System in an organization where Dynamics 365 Business Central (Dynamics NAV) is used by subsidiaries in the group and another ERP system e.g. SAP or Oracle is used as a corporate system. In such a case, SAP can be a source of data for the Master Company (as shown in the diagram), but there are other scenarios. In such scenarios, Master Data Management System is a source of data both for SAP and Dynamics 365 Business Central, or data is sent directly from SAP to Receiver Companies, and part of typical Dynamics 365 Business Central data is still maintained in the Master Company. In the last example, a separate Master Company is required for Dynamics 365 Business Central, because differences between the SAP and Dynamics 365 Business Central data structures. Therefore, it is necessary to maintain e.g. accounting groups, dimensions and charts of accounts in the Master Company. Please note that integration with SAP is not part of the standard Master Data Management System functionality.
Ein Datensatz enthält Informationen über die Struktur der replizierten Daten. Der Benutzer kann konfigurieren, welche Felder im Datensatz berücksichtigt werden sollen. Im Replikationsprozess werden die Datensätze mit ausgewählten Empfänger zusammengeführt und der Umfang der replizierten Daten wird definiert.
In den Einstellungen des Master Data Management System kann der Benutzer die zu replizierenden Felder auswählen. Auf diese Weise können Niederlassungen weiterhin manche Felder wie Preise ändern, auch wenn nach den Unternehmensrichtlinien Daten beispielsweise für Lagerbestände synchronisiert werden.
Nach dem Start der Replikation prüft das System zunächst, ob alle in der aktuellen Replikation enthaltenen Datensätze freigegeben wurden. Wenn dies nicht der Fall ist, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Im nächsten Schritt muss auch die Replikation selbst freigegeben werden. Es gibt mehrere Optionen zum Starten und Durchführen der Replikation.
Der Benutzer kann den Replikationsvorgang manuell aus dem Replikationsverzeichnis oder der Replikationsliste starten. Es ist auch möglich, die Replikation so einzurichten, dass sie automatisch ausgeführt wird, indem die Funktion der Aufgabenwarteschlange in Dynamics 365 Business Central (ehemals Dynamics NAV) verwendet wird.
Die vollständige Replikation umfasst alle Einträge im Datensatz, einschließlich der Filter, die für ausgewählten Replikationszeilen definiert wurden (falls vorhanden). Falls keine Filter gesetzt wurden, werden jeweils alle Einträge exportiert.
Die inkrementelle Replikation berücksichtigt nur die Daten, die zuletzt geändert wurden (wie im Feld Datum und Uhrzeit der letzten Ausführung im Replikationsverzeichnis angegeben).
Im Dynamics 365 Business Central System kann auch die CHANGECOMPANY-Funktion bei der Datenreplikation verwendet werden. Sie ermöglicht die Replikation nur im Falle von Firmen, die mit derselben Datenbank arbeiten.
Um neue eingehende Nachrichten manuell zu verarbeiten, ist die Funktion “Lesen” im Fenster “Replikationseingänge” zu starten. Es ist auch möglich, eine Auftragswarteschlange für die Verarbeitung eingehender Übertragungen einzurichten.
Replikation auf Eintragsebene/Einmalige Replikation
Das Master Data Management System bietet zwei Optionen, um die Flexibilität der vollständigen oder inkrementellen Replikation zu erhöhen: Replikation auf Eintragsebene und Einmalige Replikation.
Standardmäßig werden bei der Replikation alle Datensätze aus einer ausgewählten Tabelle verarbeitet. Allerdings werden bei der inkrementellen Replikation nur die zuletzt geänderten Datensätze exportiert. Es kann erforderlich sein, eine bestimmte Teilmenge von Datensätzen zu definieren, die an bestimmte Empfänger repliziert werden sollen. Mit der Funktion Replikation auf Eintragsebene kann jeder Empfänger die Datensätze, die er erhalten möchte, manuell markieren.
Das Starten einer vollständigen oder inkrementellen Replikation ist nicht erforderlich, wenn der Benutzer nur eine Liste (z. B. Lagerbestände) synchronisieren möchte. In einem solchen Fall reicht es aus, die Option „Einmalige Replikation“ zu verwenden.
In manual replication, the user can run replication manually, from the Replication Card or the Replication List pages. It is also possible to set up replication to be run automatically by using the Dynamics 365 Business Central (Dynamics NAV) Job Queue module.
Full replication loops through all the records from the Data Set, including filters set up on a selected replication line (if any). If no filters have been set up, all records will be exported each time replication is run.
It is also possible to use the internal CHANGECOMPANY function in Dynamics 365 Business Central to replicate data – available only for the companies within the same database.
To manually process any new incoming messages, the user should run the Read function in the Replication Inbound Entries window. It is also possible to set up a job queue to handle incoming transmissions.
There are two options in Master Data Management System that add flexibility to the full or incremental replications: Record Level Replication and One Time Replication.
By default, replication processes all the records from a selected table. However, in the course of incremental replication only recently modified records are exported. It may be necessary to specify a certain subset of records to be replicated to specified receivers. By using the Record-level Replication function, each Receiver can mark manually which records they want to receive.
You may also prefer to synchronize only one list (e.g. items) instead of running Full or Incremental Replication. For this purpose, you can use the One Time Replication option.
In der Zentrale können Datensätze gelöscht werden. Die Möglichkeit der Löschung betrifft nur Datensätze, die noch nie repliziert wurden und für welche das Feld "Löschen vor der Replikation zulassen" markiert wurde. Bei replizierten Datensätzen generiert das System automatisch eine Webservice-Anfrage für alle Empfänger, die einen bestimmten Datensatz jemals erhalten haben, und versucht, diesen Datensatz zu löschen. Wenn der Vorgang erfolgreich abgeschlossen wird, werden die Datensätze aus dem Stammunternehmen gelöscht.
Das System speichert die Chronik aller gesendeten Datensätze.
Die Funktion Gruppenempfänger ermöglicht eine gleichzeitige Verarbeitung der Replikation für mehrere Empfänger.
Die Codeeinheit OnAfterImportedRecordModify ermöglicht, Aktionen für importierte Datensätze auszuführen. Anwendungsbeispiel: Aktualisierung des Währungscodes auf der Käuferkarte auf der Empfängerseite.
It is possible to delete records in the Master Company. Records that have never been replicated yet can be deleted when the “Allow Deleting Before Replicated” field is enabled in the Master Data Management System Setup window. For records that have been replicated, the system will automatically issue a webservice call to all receiving companies that have ever received this particular record, and will attempt to delete the record. If the process is completed successfully, the records will be deleted from the Master Company.
The history of records sent from all replications is stored.
When using the Group Receivers feature, it is possible to process one replication for multiple receivers simultaneously.
OnAfterImportedRecordModify – allows you to perform actions on imported records. Sample usage (Updating Currency Code on the customer card, this time on the side of the receiving company).
Die Implementierung des Moduls dauert in der Regel nur wenige Tage und erfordert keine zeitaufwendige Schulung des Implementierers. Vor der Implementierung des Master Data Management System Moduls lohnt es sich jedoch, eine angemessene Zeit für die Datenaufbereitung einzuplanen. Denn das Unternehmen, in dem das Master Data Management System eingeführt wird, muss einen Prozess durchlaufen, der die folgenden Schritte umfasst:
Bei der Implementierung des Master Data Management Systems geben Firmen in der Regel Lagerbestände als einen der ersten Bereiche an, die synchronisiert werden sollen. Häufig wird in den Niederlassungen innerhalb der Gruppe keine einheitliche Nummerierung für identische Bestände angewandt, auch wenn dies nicht gerechtfertigt und unpraktisch ist. Die fehlende Vereinheitlichung und Standardisierung bedeuten unnötige Komplikationen, beispielsweise beim Informationsaustausch innerhalb der Unternehmensgruppe.
Bei der Implementierung des Master Data Management Systems kann sich auch herausstellen, dass nicht alle Bestände von allen Tochtergesellschaften angeboten werden. Daher wird bei Vertriebsfirmen bei der Konfiguration des Master Data Management Systems davon ausgegangen, dass diese nur die von ihnen benötigten Bestände einsehen können.
Beabsichtigt eine Firma, ihr Sortiment zu erweitern, sollte als erstes geprüft werden, ob der neu hinzukommende Artikel bereits in der Zentrale registriert ist. Ist das der Fall, reicht es aus, die lokale Firma zu den Empfängern hinzuzufügen und abzuwarten, bis die Daten automatisch synchronisiert werden. Je nach den Einstellungen für die jeweilige Firma kann eine vollständige Synchronisation in verschiedenen Intervallen (mehrere Minuten bis Tage) durchgeführt werden. Optional kann die Synchronisation über die Funktion Inkrementelle Replikation durchgeführt werden.
Falls der Artikel in der Zentrale nicht verfügbar ist, muss er dort zunächst unter Berücksichtigung aller zu synchronisierenden Daten, einschließlich Artikelnummer, Beschreibung oder Basis-Mengeneinheit, angelegt werden. Anschließend sind im Master Data Management System alle Empfänger für den jeweiligen Artikel zu definieren. Der Artikel wird nach der ersten Synchronisierung in der lokalen Firma sichtbar. Die lokale Firma hat dann die Möglichkeit, alle leeren Felder in der Artikelkarte zu ergänzen, d.h. die Felder, die von der Zentrale als lokal verwaltet angesehen werden (z. B. Lieferant, Buchungsdimension, Planungsparameter).
Seitens der Tochtergesellschaft ist es nicht möglich, die von der Unternehmenszentrale verwalteten Felder zu ändern. Das obige Beispiel zeigt die Fehlermeldung, die angezeigt wird, wenn ein Benutzer versucht, einen Wert in einem global verwalteten Feld zu ändern. Die Meldung weist den Benutzer darauf hin, dass Änderungen auf lokaler Ebene nicht zulässig sind.
Master Data Management System ist ein von Microsoft zertifiziertes Modul als Erweiterung von Dynamics 365 Business Central (ehemals Dynamics NAV). Für die Installation des Moduls ist es daher nicht erforderlich, zusätzliche Entwicklungsobjekte zu erwerben. Ab der Version Dynamics NAV 2017 wurde bei der Installation des Master Data Management Systems nur ein Standardobjekt modifiziert. Bei der aktuellen Version des Systems für Dynamics 365 Business Central, wurden Programmieränderungen vorgenommen, um das Modul als Erweiterung (Extension) anbieten zu können.
Lizenzierung – Central Module, Lokales Modul
Der Preis von MDMS richtet sich nach der Anzahl der Vollnutzer (Essentials / Premium) im Rahmen einer BC/NAV Lizenz.
Wenn die Lizenz mehr als 100 Benutzer umfasst, können wir die Option "+100" zum Preis von 12 000 EUR (unbefristete Lizenz) oder 500 EUR/Monat (Abonnement) anbieten.
Objekte von Master Data Management System sind für nachfolgend aufgeführte Versionen von Microsoft Dynamics NAV und Dynamics 365 Business Central verfügbar.
Current version - (new features released, bug fixes provided).
Supported version - (bug fixes provided, new features chargeable).
Unsupported version - (app/objects available, bug fixes and new features chargeable).
* Schedule valid until Apr 2025.
Gegenwärtig nutzen 140 Unternehmensgruppen das Master Data Management System. Das Modul ermöglicht ihnen, Daten zwischen einem bis mehreren Dutzend Firmen zu synchronisieren. Insgesamt nutzen rund 2000 Firmen in 140 Gruppen das Master Data Management System zur Datensynchronisation.
Für den Vertrieb aller von IT.Integro entwickelten Apps sind die rund 200 Partnerunternehmen aus aller Welt zuständig. Gegenwärtig befindet sich die MDMS-Lösung im Angebot von 30 IT.integro-Partnern und die Zahl wächst ständig.
