Die App ermöglicht den Benutzern von Microsoft Dynamics 365 Business Central (vormals Dynamics NAV) den Austausch (hauptsächlich durch den Transfer von Verkaufs- und Einkaufsdokumenten in Echtzeit). Die Lösung verbindet die Vorteile eines typischen elektronischen Datenaustauschsystems (EDI) mit den spezifischen Anforderungen von Intercompany-Transaktionen miteinander, wie Verfolgung von Lagerbestand und -wert während des Transports.
Der Prozess der Dokumentensynchronisierung wird zum Zeitpunkt der Freigabe des neuen Verkaufs- oder Einkaufsauftrags eingeleitet (das Dokument muss die Information enthalten, dass der Lieferant/Käufer ein Intercompany-Partner ist). Der Verkaufs-/Einkaufsauftrag wird anschließend automatisch an das Partnerunternehmen versendet, wo er zunächst bis zur Überprüfung aufbewahrt wird. Das Überprüfungsverfahren umfasst solche Daten, wie vereinbarte Liefertermine, Mengen und Preise. Nach der Genehmigung erstellt das System das Zieldokument und die Bestätigung der Auftragsannahme wird an den Bestellenden zurückgesandt. Auf diese Art und Weise einigen sich die beiden Unternehmen auf wesentliche Elemente des Dokuments, bevor es verarbeitet wird.
Nach Absenden der Bestellung sendet das System auch eine Benachrichtigung. Auf diese Weise kann der Fortschritt jeder konzerninternen Transaktion verfolgt werden. Nach der Warenannahme im Lagerhaus kann die Rechnung automatisch verbucht werden, um die Abwicklung des Geschäfts abzuschließen.
Zusätzlich ist es auch möglich, einzelne Dokumente wie Servicerechnungen, die nicht dem Logistikprozess unterliegen, zu versenden.
Obwohl sich die App hauptsächlich an Unternehmensgruppen richtet, kann sie auch in anderen Unternehmen und Organisationen, zum Beispiel in einer Gruppe eng zusammenarbeitender Geschäftspartner, erfolgreich genutzt werden.
Die Advanced Intercompany-Applikation wird in der Regel zusammen mit einer anderen Lösung für globale Unternehmen implementiert - das Master Data Management System. Mit dem Modul lassen sich Stammdaten unternehmensweit standardisieren, was die Konfiguration und den Betrieb von Advanced Intercompany erleichtert.
Advanced Intercompany kann auch als eigenständige App implementiert werden, wenn der Datenaustausch in standardisierten Formaten erfolgt.
¹ Voraussetzung, dass Intercompany-Partner Dimensionen individuell verwalten.
² Informationen – das erhaltene Dokument enthält zugeordnete Zeilen. Beispiel für Konfiguration: zugeordnete Bestandsnummern, zugeordnete Sachkonten, etc.
³ Warnung – das erhaltene Dokument enthält einen Wert, der zu prüfen/korrigieren ist. Beispiel für Konfiguration: der Liefertermin ist früher als 3 Tage, der Preis weicht von dem vom Intercompany-Partner angegebenen Preis ab, etc.
⁴ Fehler – das erhaltene Dokument enthält einen Fehler. Beispiele: Bestand wurde nicht gefunden, das Sachkonto existiert nicht, etc.
⁵ Puffer - falls das Dokument nicht alle erforderlichen Voraussetzungen erfüllt, wird es nicht automatisch in die Zieltabelle heruntergeladen (beispielsweise im Verkaufskopf), wird jedoch im Puffer gespeichert. Beispiel für Voraussetzungen: Dokumente enthalten Warnungen und Fehler.
⁶ Verhandlungen – Intercompany-Partner stimmen den Bedingungen der Transaktion zu, nachdem Dokumente mehrfach ausgetauscht und Änderungen zu Preisen, Verfügbarkeit, Rabatten und Lieferterminen etc. hinzugefügt worden sind.
⁷ Proforma-Rechnung-Verfahren – die von einem Unternehmen versandte Waren werden automatisch an einem virtuellen Standort von einem anderen Unternehmen angenommen. Der Warenwert ist dadurch immer in den Büchern der Gruppe sichtbar, auch wenn die Waren zwischen den Unternehmen unterwegs sind.
⁸ Sowohl die standardmäßige Intercompany App (in Dynamics 8 Business Central), als auch die von IT.integro angebotene Advanced Intercompany App enthalten eine Erstkonfiguration einschließlich der Felder, die zwischen Unternehmen ausgetauscht werden sollen. Falls bei der standardmäßigen Intercompany App ein Feld hinzugefügt werden muss, das zwischen Unternehmen ausgetauscht wird, müssen Sie sich an Ihren Partner wenden, damit er die entsprechenden Modifikationen vornimmt (z.B. XML-Ports, Codeeinheiten, etc.). In Advanced Intercompany ist eine solche Änderung konfigurierbar und erfordert keine Objektanpassungen in Dynamics 365 Business Central/Dynamics NAV.
Neben den Vorteilen, die mit der Verringerung des Fehlerrisikos bei der Eingabe von Aufträgen in das ERP-System verbunden sind, können Firmen, die das Advanced Intercompany Modul verwenden, Bestandswertflüsse zwischen den Firmen der jeweiligen Kapitalgruppe verfolgen.
Wenn der Prozess manuell abgewickelt wird, ist es schwierig, den Wert der Bestände zu berechnen, die zwar versandt wurden, aber ihren Bestimmungsort noch nicht erreicht haben Mit der Advanced Intercompany App bucht das System in der Zieltochtergesellschaft bei der Versendung von Artikeln von einem Quellunternehmen/einer Tochtergesellschaft den Beleg automatisch als Beleg an einem "In-Transit"-Ort und erstellt einen Transportauftrag zwischen diesem Ort und dem tatsächlichen Lagerort.
Die Verwendung des Advanced Intercompany Moduls ermöglicht den Geschäftspartnern:
Für den Vertrieb aller von IT.Integro entwickelten Apps sind die rund 200 Partnerunternehmen aus aller Welt zuständig. Gegenwärtig befindet sich die MDMS-Lösung im Angebot von 30 IT.integro-Partnern und die Zahl wächst ständig.
